Guía práctica para crear una política de archivo digital corporativo

Tener documentos en la nube no equivale a tener una política de archivo digital. La política define qué se conserva, por cuánto tiempo, quién puede verlo, cómo se protege y cuándo se elimina. Bien diseñada, reduce riesgos, acelera auditorías y estandariza la operación entre áreas.

Objetivo y alcance: empezar por lo no negociable

La política debe dejar claro por qué existe, qué unidades cubre (todas las áreas y proveedores que procesen información de la empresa) y qué tipos documentales incluye (contratos, facturas, historias de servicio, PQRS, etc.).
Incluye un principio rector: “lo que no está en el sistema, no existe”.

Modelo de gobierno: roles, permisos y responsabilidades

Define una estructura mínima:

• Propietario del proceso (dueño): aprueba el cuadro de clasificación, retención y accesos.
• Gestor documental/TI: configura metadatos, versionado, retención y copias de seguridad.
• Custodios de área: garantizan la calidad del registro (completitud, legibilidad).
• Usuarios finales: crean/consultan según permisos.
  Regla de oro: acceso mínimo necesario y trazabilidad total de acciones.

Clasificación y metadatos: cómo encontrar en segundos

Crea un Cuadro de Clasificación Documental (CCD) por procesos (ej.: Comercial, RR. HH., Compras).
Define metadatos obligatorios para todos los tipos: Tipo documental, Proceso, Estado, Responsable, Cliente/NIT, Fechas (creación, vigencia), Versión, Sensibilidad (pública, interna, confidencial).
Usa nomenclaturas automáticas: {Proceso}-{Tipo}-{Año}-{Consecutivo}.

Retención y disposición final: conservar lo justo

Establece un Calendario de Retención por tipo documental:

• Administrativos/Operativos: 2–5 años típicamente.
• Contractuales/Legales: vida del contrato + X años.
• Financieros/Contables: según normativa aplicable.
  Para cada tipo, define evento de inicio (firma, cierre, pago), tiempo de archivo activo, archivo inactivo y disposición final (eliminación segura o conservación permanente). Automatiza estas reglas en el DMS.

Seguridad, privacidad y continuidad

• Permisos por rol y listas de control de acceso.
• Cifrado en tránsito y reposo; registros de auditoría (quién, qué, cuándo).
• Backups y plan de recuperación con pruebas periódicas.
• Clasificación de sensibilidad y manejo de datos personales conforme a la política de privacidad vigente.
• Eliminación segura (borrado certificado, hash, evidencia de proceso).

Ciclo de vida y versionado

El flujo estándar: creación → revisión → aprobación/firma → publicación → conservación → disposición.
Activa bloqueos en documentos aprobados y control de versiones (v1, v2) con notas de cambio.

Adopción y control: medir para mejorar

Define KPIs:

• % documentos con metadatos completos
• Tiempo de acceso (<10 s promedio)
• Cumplimiento de retención (% tareas a tiempo)
• Incidentes de acceso no autorizado (0 tolerancia)
• % procesos 100 % digitales
  Audita trimestralmente y ajusta el CCD/retenciones cuando cambie la regulación o el proceso.

Una buena política de archivo digital transforma el “guardar por si acaso” en gestionar con intención. Estandariza, reduce riesgo y acelera el trabajo diario. Con filedesk, puedes configurar clasificación, metadatos, retenciones y trazabilidad sin frenar a los usuarios.

Conoce cómo filedesk implementa archivo digital corporativo

Plantilla base de Política (extracto adaptables)

1. Objetivo: asegurar disponibilidad, integridad, confidencialidad y trazabilidad del archivo digital corporativo.
2. Alcance: aplica a todas las áreas y terceros que creen, usen o custodien documentos de la organización.
3. Marco de referencia: gobierno documental, privacidad de datos, seguridad de la información y continuidad del negocio.
4. Roles y responsabilidades: Dueño del proceso, Gestor documental/TI, Custodios, Usuarios finales, Auditoría interna.
5. Clasificación documental: CCD por procesos; metadatos obligatorios; nomenclaturas automáticas.
6. Retención y disposición: calendario por tipo; automatización; evidencia de eliminación.
7. Seguridad: control de accesos, cifrado, auditoría, gestión de incidentes.
8. Versionado y cadena de custodia: bloqueo de documentos aprobados; sellos de tiempo y hash.
9. Integraciones: sincronización con ERP/CRM para evitar doble captura.
10. Revisión de la política: anual o ante cambios regulatorios/procesales.

‍

Checklist de implementación (8 semanas)

• Semana 1–2: inventario de tipos documentales y flujos; definir roles.
• Semana 3–4: CCD, metadatos, nomenclaturas y calendario de retención.
• Semana 5–6: configuración en DMS (versionado, permisos, backups).
• Semana 7: pilotos por área, capacitación y migración selectiva (lo vivo primero).
• Semana 8: auditoría inicial de calidad y ajustes; plan de mejora trimestral.

Preguntas frecuentes

¿Digitalizar histórico completo o por demanda?
Prioriza lo vivo y migra histórico crítico por lotes (según consulta y riesgo).
¿Cómo manejo excepciones legales o litigios?
Activa litigation hold: suspensión de retención para esos expedientes.
¿Qué evidencia guardo al eliminar?
Bitácora con identificadores, hash, usuario, fecha y método de eliminación.
¿Y si un área insiste en carpetas locales?
Política clara: “la copia oficial es la del sistema” y auditorías periódicas.

Glosario

• CCD: Cuadro de Clasificación Documental.
• Retención: tiempo de conservación antes de disposición.
• Disposición final: eliminación segura o conservación permanente.
• Hash: huella digital que prueba integridad.
• Litigation hold: bloqueo temporal por requerimiento legal.

‍