Cada día las empresas manejan más información, ya sea en forma de documentos físicos o digitales, la incorrecta administración de estos datos disminuye la competitividad en los mercados actuales, perdiendo tiempo en la organización, clasificación, administración y búsqueda de los documentos.
Un software ECM (Enterprise Content Management) o Gestor de Contenido Empresarial es una herramienta diseñada para capturar, gestionar, almacenar, preservar, entregar contenido y documentos relacionados con los procesos empresariales, ejemplos de esta información son: documentos digitalizados, imágenes, correos electrónicos, páginas web etc.
Un ECM te permite lo siguiente:
- Creación de documentos: capaces de generar documentos en formato electrónico y contribuir a la digitalización de documentos en papel.
- Captura: Integración con multifuncionales que faciliten la digitalización por medio de iOCR y OMR.
- Seguridad: Permite establecer la seguridad de cada nodo de información dentro del sistema como; derecho de lectura, edición, copia, borrado etc.
- Indexación: Es la información clave del documento como, código de barras, origen, fecha de envío, entrega y datos que no aparecen de forma explícita en los documentos.
- Flujos de trabajos: Entre los procesos de la empresa y los roles de los usuarios.
- Búsqueda y recuperación: Ofrece a los usuarios, la posibilidad de buscar y encontrar documentos utilizando diferentes criterios.
- Colaboración: Funcionalidades que permitan a los usuarios trabajar de forma coordinada sobre los mismos archivos, se incluyen notas, chat, gestor de tareas, calendarios compartidos etc.
- Plan de archivo: Describe el plan de las series documentales, el lugar donde se almacenan, los programas de retención, disposición y las personas responsables de su gestión.
¿Qué le aporta un ECM a tu empresa?
- Mejora la productividad
- Reduce el uso de papel
- Ahorra tiempo y costos de almacenamiento
- Reduce el tiempo de búsqueda y colaboración.
- Centraliza la captura, digitalización y almacenamiento documental.
- Reduce la información duplicada
- Mejora la eficiencia en los procesos
- Incrementa el control de acceso documental
- Aumenta la seguridad de documentos
Procesos de un ECM
Capturar
Es el proceso en el que se transforma todo el contenido físico en digital y se guarda en un repositorio seguro. Este proceso se caracteriza por:
- Utilizar herramientas de escaneo: se utilizan herramientas tecnológicas como escaner iOCR (Reconocimiento óptico inteligente de caracteres) o ICR (Reconocimiento inteligente de caracteres).
- Automatización de documentos electrónicos. El proceso de captura también se debe encargar de gestionar toda la documentación que llegue o genere la empresa de forma digital.
- Creación de metadatos. El proceso en el que se incluyen datos en cada archivo digital para su indexación, de manera que puedan ser encontrados fácilmente.
Administrar o gestionar
Es la función encargada de modificar y compartir la información de las organizaciones y cuenta con herramientas como:
DSM. Sistemas de gestión documental de grandes volúmenes.
WCM. Métodos y herramientas para optimizar la calidad y la productividad
Gestión de registros. Para un control eficaz y sistematico en la creación, recepción, almacenamiento y uso de documentos.
Flujos de trabajo. Estudio del Workflow en las actividades relacionadas con la información, para obtener información que permita optimizar procesos.
Almacenar
Los documentos digitales de la empresa se almacenan en diferentes medios, puede ser temporal o de larga duración, para almacenar estos datos se utilizan bases de datos, gestores de contenidos, sistemas de archivos o almacenamiento Cloud.
Preservar
Con un ECM se realizan copias de seguridad de toda la información permanente y se verifica que los medios de soporte para realizarlas estén actualizados. En estos procesos, se realizan verificaciones de la información para descartar la que ya no sea relevante.
Gestionar salidas:
La entrega o Output managemente es el proceso por el que el ECM entrega la información a un usuario autorizado.
¿Qué es Filedesk?
Filedesk es un ECM que permite almacenar de forma digital todos los documentos de una empresa y al que se puede acceder en cualquier momento y lugar para revisar toda información que se requiera.
Esta herramienta crea un puente entre la web y la impresora multifuncional RICOH, sirve como gestor documental driverless, puedes imprimir archivos subidos o puedes escanear documentos para digitalizarlos.
¿Qué solución ofrece Filedesk?
Filedesk brinda beneficios para las compañías que agilizan los procesos e impulsa la productividad:
- Ahorro: Ahorre espacio y disminuya el uso de papel e impresiones; ahorre en torno a un 20% en sus balances anuales y beneficie el medio ambiente.
- Agilidad e integración: La documentación puede ser compartida de forma simultánea a través de diferentes plataformas digitales. Adiós a la instalación de drivers y controladores de impresión.
- Accesibilidad: Perfecta integración en equipos RICOH con tecnología SOP (Smart Operation Panel).
- Conectividad y disponibilidad: Tus documentos a un clic de distancia; Comparte, crea, modifica, elimina entre varias opciones. Comparte, asigna e intercambia documentos entre usuarios de Filedesk.
- Automatización: Los documentos se renombran de forma instantánea con tecnología de reconocimiento de texto iOCR.
- Estructura: Crea una estructura con orden predefinido para el cargue de toda la información documental de tu empresa.
- Seguridad y autenticación: Encriptación y cifrado para todos tus archivos e información. Después de haber validado tu usuario, podrás visualizar tus archivos y gestionarlos.
- Búsqueda e indexación: Configuración de múltiples campos de búsqueda, los documentos ya no serán simples imágenes. Buscar un documento será más fácil; gracias a su potente motor accede rápidamente de forma local o web a tus archivos.
- Impresión remota: Imprime documentos de manera ágil desde tu red o fuera de ella.
- Tablas de retención: Permite indicar los tiempos de retención de los documentos en cada fase del archivado y eliminarlos cuando sea necesario, contrarrestando la vulnerabilidad de recibir sanciones legales al no cumplir con las directrices establecidas por la leyes generales de archivo de cada país.
La implementación de Filedesk ECM para la administración de contenidos conduce a tener un mayor control de operaciones, que simplifica procesos y mejora la gestión de recursos.